Эффективная автоматизация: как сделать склад механизмом получения прибыли?

Итоги дискуссии экспертов

11 апреля 2012 года на Интернет-странице www.Forum.Trade-Master.com.ua в продолжение живой дискуссии между участниками Дня Логиста состоялась онлайн-конференция на тему: «Автоматизация бизнес-процессов склада: Важнейшие задачи, которые она должна решить», инициатором и организатором которой традиционно является владелец площадки – Портал розничной и оптовой торговли www.TradeMaster.com.ua (входит в В2В Медиа-группу TradeMaster Group)

В числе наиболее активных участников: Андрей ОРЕХОВ, директор по логистике РК «Евротэк», Алексей КОВАЛЕНКО, директор логистического центра «Варус-Логистик», Андрей ЗАВИЗИОН, директор по логистике ООО «КомфиТрейд» (сеть магазинов Comfy), Валентин МАЕВСКИЙ, директор «Логистическая Мастерская», Валентина ХОДАНОВИЧ, начальник складов «ТД - НИКО», Василий ЕФИМОВ, начальник отдела складского хозяйства «Фокстрот.Техника для дома», Иван БУЛАВИН, руководитель отдела логистического проектирования ТГ «Фортуна», Игорь СМИРНОВ, директор по логистике ГК «АЛЛО», Михаил ЛУКЬЯНЕНКО, инженер компании «Логистика и Склад» (официальный дистрибутор компании Mecalux на территории Украины), Сергей ЛЕСОВОЙ, координатор проекта «i-TRIO+».

Онлайн-дискуссия среди экспертов-логистов ведущих компаний дала понять, что внедрение автоматизации на складе — необходимый и важный этап в улучшении бизнес-процессов, он помогает наладить схему работы, сократить временные затраты, снизить до минимума ошибки, что, в итоге, значительно увеличивает прибыль компании. Выбирать систему следует тщательно, сквозь призму процессов конкретного склада. При установке WMS-решения механизмы должны быть налажены еще на этапе подготовки к ее внедрению, иначе есть риск лишь ухудшить имеющуюся ситуацию. Необходимо учитывать и человеческий фактор: четко прописанные инструкции и обученный персонал — залог дальнейшего успеха.

Все эксперты сошлись во мнении, что эффективным является склад, в котором налажены все составляющие: технологии, бизнес-процессы, менеджмент и персонал.

Из комментариев участников онлайна: 

Что понимать под автоматизацией склада?

Михаил ЛУКЬЯНЕНКО («Логистика и Склад», ТМ Mecalux): «В первую очередь, это все, что помогает вам избавиться от лишних действий и процессов в работе. Спектр решений для автоматизации у нас довольно обширный – начиная от простых стеллажей и заканчивая автоматизированными складами. Все они, так или иначе, оптимизируют хранение. Компания «Логистика и Склад» решает задачи оптимизации, в первую очередь, на техническом уровне».

Василий ЕФИМОВ («Фокстрот.Техника для дома»): «Автоматизация — понятие очень обширное, но однозначно это изменения с использованием новых технологий, либо механизмов (оборудования). Сфер изменений может быть много: учет единиц товара, учет географии расположения (хранения) товаров, сокращение человеческого фактора (роботизированный склад), учет операций для мотивации персонала и т.п.

Основные задачи, которые решают WMS (системы управления складом – ред.): адресное хранение; учет операций по конкретному исполнителю; автоматическое пополнение; наличие зон; консолидация брака; наличие планировщика отгрузок; завязка на ERP; план-график отгрузок авто; отчеты по производительности персонала, автоматизация разбора ошибок (претензий) склада, качество, быстрая обратная связь с клиентом-получателем, отчет использования техники и др.».

Чтобы иметь возможность планировать, управлять и контролировать работу склада, нужна ИС со всеми необходимыми инструментами: сканерами, весами, мобильными терминалами.

Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): «Нерадивые консультанты создали миф о том, что автоматизация склада – это волшебная таблетка от всех проблем. Обладая уже двойным опытом внедрения WMS, могу с уверенностью сказать, что внедрение этой системы в случае бардака только ухудшит ситуацию, вплоть до полной остановки склада. Эффективный склад – это бизнес-процессы, менеджмент, технологии и персонал».

Игорь СМИРНОВ («АЛЛО»): «Я понимаю под «автоматизацией» склад-робот, который не требует участия человека: кладовщики-роботы; завсклад с IPad и сканером, конвейерная линия сбора товара, все иное – слоган, маркетинговый ход, в лучшем случае оптимизация и улучшение. Задача руководителя – постоянный  поиск решений, которые сократят затраты и ускорят процесс. Все собственники и топ-менеджеры делятся на две категории: 1. те, кто купил WMS, ERP, «инновационный продукт» и т.п.; 2. те, кто не знает реального положения вещей и не способен к инновациям».

Сергей ЛЕСОВОЙ («i-TRIO+»): «Если есть работающий склад работающего бизнеса, то это значит, что стихийная оптимизация и настройка бизнес-процессов в нем уже произошла. Если бы этого не было, бизнес бы умер. Известно изречение: «склад - это механизм получения прибыли, а офис – просто красивая кнопка, которая его включает». И вот, если у руководства бизнеса возникает желание или необходимость улучшить управляемость этих бизнес-процессов, вот тогда и надо заняться автоматизацией.

Главное препятствие в процессе автоматизации складских бизнес-процессов – нежелание топ-менеджмента что-либо менять в действующем бизнесе. Должны возникнуть проблемы у бизнеса, связанные со складом, вот тогда и захочется руководству инноваций».

Проверить программу автоматизации нужно со всех сторон – начиная с презентации решения, построенного на требованиях и экспресс-диагностике, с уточняющими вопросами по основным «болевым» точкам, до референс-визитов в компании, где потенциальный поставщик делал проекты.

Алексей КОВАЛЕНКО («Варус-Логистик»): «Если руководитель бизнеса не знает (или не хочет знать) и боится «головной боли» – значит, он не руководитель и не может управлять финансовым состоянием вверенного ему подразделения – тогда большой вопрос в его компетентности».

О тендере на автоматизацию…

Иван БУЛАВИН (ТГ «Фортуна»): «При проведении тендера необходимо: 1). Собрать проектную команду со стороны заказчика (которым придется не только выбрать систему, но и внедрить ее); 2). Посетить автоматизированные WMS склады с похожими бизнес-процессами и размером; 3). Привлечь к разработке ТЗ внедренцев-практиков и специалистов по системной интеграции».

Валентин МАЕВСКИЙ («Логистическая Мастерская»): «Для того чтобы решиться на оптимизацию, необходимо пройти большой путь:

• описать и формализовать основные процессы на складе;
• произвести их нормирование;
• определиться с форматами хранения и их массогабаритными характеристиками;
• определить складские единицы хранения и т.п.

А вот для того, чтобы увязать все это и иметь возможность планировать, управлять и контролировать работу склада, и нужна ИС со всеми необходимыми инструментами: сканерами, весами, мобильными терминалами».

Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): «Самая продвинутая система в руках неумелого внедренца превращается в мину замедленного действия. Внедренец должен иметь опыт реализации подобных проектов, а также команду специалистов именно под планируемый проект с достаточным уровнем опыта и квалификации. Проверить его можно и нужно со всех сторон – начиная с презентации решения, построенного на ваших требованиях и экспресс-диагностике, с вашими уточняющими вопросами по основным «болевым» точкам, до референс-визитов в компании, где потенциальный поставщик делал проекты».

Почему WMS тяжело «идут» в работу на реальных сложных складах?

Cергей ЛЕСОВОЙ («i-TRIO+»):  «В том подходе, который предлагается апологетами WMS, характеристики реального работника никому не интересны. Системам WMS нужны биороботы с усредненными характеристиками, которые «играют» по правилам систем, а их не бывает. Есть реальные люди, которые всегда нарушают правила. Вот поэтому WMS так тяжело «идут» в работу на реальных сложных складах. Вот почему их не любит персонал.

Главное препятствие в процессе автоматизации складских бизнес-процессов – нежелание топ-менеджмента что-либо менять в действующем бизнесе.

Кстати, по той же причине – не учете свойств (тактико-технических характеристик) «живого материала», с которым работает система автоматизации, WMS не масштабируются на малые склады. Об удельной стоимости рабочего места WMS-решения не хочется даже говорить. Кроме этого, не секрет, что только около 24% оплаченных заказчиком проектов по автоматизации бизнес-процессов заканчиваются успешно. Основные проблемы возникают из-за невозможности заказчика понять специфические моменты процесса внедрения данной разработки исполнителя на его работающем бизнесе. А исполнитель не может, в силу ограниченности доступа к процессам и информации фирмы, постичь тонкости описания бизнес-процессов заказчика. Отсюда неточности и несоответствия в автоматизации этих процессов».

Игорь СМИРНОВ («АЛЛО»):  «Не раз сталкивался с тем, что внедренцы автоматизации говорят о снижении требований к персоналу до внедрения. А в процессе внедрения ситуация меняется наоборот – требуется дообучение персонала или, еще хуже, воспитание уникальных навыков».

Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): Одна из самых больших проблем, связанных с внедрением WMS, это сопротивление персонала. Поскольку персонал годами ходил по привычному маршруту, знал, где же лежит товар по заказу, при этом, адресной системой на складе и не пахло. Для работы в WMS нужна не биомасса, а пользователи с определенным уровнем подготовки. А они не возьмутся ниоткуда, их надо готовить.

Сервисные операции – на каждом складе свои, и тут основная задача – не вредить общей учетной политике и не отвлекать персонал в моменты пиковой нагрузки.

Администрирование системы – это новый уникальный процесс, которому необходимо учить кого-то с нуля. Но есть и ловушки. Небольшой пример: внедрение системы привело к сокращению времени операции подбора товара на каком-то участке, допустим, на 30%, а производительность труда, по факту, за месяц не изменилась. Экономии ФОТ, следовательно, не произошло... и оказалось, чтобы получить отдачу с сокращения времени одной операции, необходимо, во-первых, сократить время операции в «узком горлышке», а не там, где оно не влияет вообще. А во-вторых, менеджер склада должен в смену выводить нужное количество людей, а не как обычно. Если менеджер склада этого не понимает, не умеет, либо отсутствуют процессы планирования грузопотока и персонала, то эффекта от системы, мягко говоря, никто не ощутит».

Оценка эффективности автоматизации склада

Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): «Когда мы заходили на проект внедрения WMS, мы очень четко понимали свои точки улучшения в складской логистике, и каким образом WMS может их исправить. Перед началом проекта у нас были определенные KPI’s (ключевые показатели эффективности – ред.), которые нас не удовлетворяли, и изменение которых давало уже просчитываемый экономический эффект. Мы определили список изменений, которые требовалось внедрить, и на основании которых мы проводили выбор системы. После получения коммерческого предложения по ее внедрению, рассчитали бюджет проекта и обосновали его необходимость, включая срок возврата инвестиций, без которых невозможно было получить финансирование. Таким образом, получился расчет потенциальной эффективности и понимание, будет ли оправдано внедрение системы и когда».

Эффективный склад – это бизнес-процессы, менеджмент, технологии и персонал.

Иван БУЛАВИН (ТГ «Фортуна»):  «Эффективность просчитывается только в сравнении с самим собой в прошлом, с похожим складом (другого подразделения или предприятия), с отраслевыми стандартами. Вопрос в том, как правильно выбрать критерии эффективности? В «классической» литературе в качестве таких критериев для склада приводятся следующие:- уровень обслуживания покупателей;- пропускная способность склада;- коэффициент использования площади/объема;- себестоимость одной строки обрабатываемых документов. Потенциальная эффективность – это снижение себестоимости обработки товара, увеличение пропускной способности, уровня обслуживания покупателей и т.п. Желательно, привести эти критерии к численным значениям в будущих периодах (конечно, придется делать некоторые, обоснованные предположения) и после этого сделать выводы относительно окупаемости проекта автоматизации».

Василий ЕФИМОВ  («Фокстрот.Техника для дома»): «Даже если планировать расти, главная цель – повышать производительность персонала и качество без дополнительных инвестиций, либо с их минимумом – это основная цель управления складом, если воспринимать WMS как средство».

Склад - это механизм получения прибыли, а офис – просто красивая кнопка, которая его включает.

Алексей КОВАЛЕНКО («Варус-Логистик»): «Все зависит от того, какой оборот. После этого нужно задать себе вопрос: пара млн. у.е. – это необходимость или желание гигантизма. Третий вопрос – стоимость денег, и четвертый, самый главный – что  будет с этим внедрением через пару лет, если существующий объем логистики умножить на 3 или на 5 (если конечно компания планирует расти).

И есть еще одна маленькая хитрость: можно потратить ваши прекрасные млн. у.е. за 3 месяца и получать отдачу 10 лет, а можно распланировать проект на год с рассрочкой на 2 года (стандартная практика сильного заказчика-переговорщика) и показать первые результаты (именно физические результаты, а не красивые блок-схемы) через 3 месяца (сроки условны). Самое главное – экономический и тактический эффект от внедрения. Если каждому дать по терминалу, посадить на электричку (или как сейчас модно – купить комиссионер каждому), то для складов с недорогими товарами никто «внедренца» правильно не поймет. А вот для дорогого сегмента, где необходима скорость, точность и качество – более чем возможно».

WMS внедрили, а что дальше?

Игорь СМИРНОВ («АЛЛО»):  «Система помогает управлять процессами и, в части случаев, наличие системы на складе является существенным ограничением по дальнейшим изменениям».

Михаил ЛУКЬЯНЕНКО («Фокстрот. Техника для дома») иного мнения: «Если не оптимизировать дальше сами процессы, то ожидаемого эффекта от внедрения WMS не получится. По сути, она не будет использована полностью».

Не секрет, что только около 24% оплаченных заказчиком проектов по автоматизации бизнес-процессов заканчиваются успешно.

Андрей ОРЕХОВ, эксперт,  бизнес-тренер в области автоматизации бизнес-процессов склада, предоставил детальное объяснение: «Нормально настроенному складу WMS резким «скачком» не поможет, а там, где работа строится на «ситуативных» процессах, WMS вообще станет основным препятствием. Но в общем случае, WMS – это уход от «генетической» памяти, приведение всех операций к простому, элементарному действию – взять в ячейке 1, перенести в ячейку 2.

Что касается примера с новыми товарами – нет такого понятия для WMS, есть неизвестный товар, который путем строгой процедуры «идентифицируется», и после этого работа идет по стандартной схеме.

Частый и неоднозначный вопрос: как собирать – по терминалу или бумаге? На дистрибуционных складах, где при одном обращении в ячейку отбирается незначительное количество товара, мы обычно используем бумажные листы. Там, где отбор из ячейки дает более 10-15% паллеты – работа с ТСД.

Чтобы получить отдачу с сокращения времени одной операции, необходимо, во-первых, сократить время операции в «узком горлышке», а во-вторых, менеджер склада должен в смену выводить нужное количество людей.

Озвучил г-н ОРЕХОВ и примеры решений ключевых вопросов склада с помощью автоматизации: «Прием товара выполняется в строгом соответствии с настройками системы, отражающими требования бизнеса - «Принимаем меньше или равно» на основании заказа.

Никаких «а может это тоже примем». Все, что не подходит под условия – за черту. Прием товара без заказа – запрещен. Надо что-то принять дополнительно – сделайте дополнительный заказ, и далее – по процедуре. Размещение товара – только по указанию системы.

Все спроектированные процессы сначала моделируются в системе, потом выполняются авторами разработок, и только после этого передаются пользователям – такой алгоритм позволяет, в большинстве случаев, застраховать сотрудников склада от неудобств в работе. Главное – не запускать проблемы, а управлять изменением учетного остатка ежедневно – особенно с фиксацией недостач – в отдельном складском месте. О KPI и мотивации я бы начинал говорить, когда пробные шары запущены, и персонал склада понимает, что от него хотят, и понимает, что будет, если начнется игра «не по правилам».

Сервисные операции – на каждом складе свои, и тут основная задача – не вредить общей учетной политике и не отвлекать персонал в моменты пиковой нагрузки.

Задача WMS для каждого конкретного поддона – складского носителя – зафиксировать необходимые параметры – артикул, количество в используемых единицах, сроки годности, партии. После этого система самостоятельно разместит данный носитель на основании настроек в оптимальное место. И потом, при появлении заданий на подбор, в зависимости от стратегий и настроек получателей, система скажет – с какого именно места/носителя необходимо взять этот товар. Система в большинстве случаев делает все оптимально, и когда у сотрудника склада объем «кэш-памяти» заканчивается, он уже делает, как может. Система же поддерживает дисциплину, четко следуя заложенным алгоритмам, не давая человеку забыть отгрузить важный акционный товар, не давая принять товар, у которого остаточный срок годности на 5 дней меньше допустимого, не разрешая занимать складские места, не совсем подходящие данному поддону и т.п. WMS – не панацея от плохой работы склада. Она, скорее, некий мультипликатор – если все хорошо на складе, она увеличивает это «хорошо» до уровня «отлично». А если «как-то работаем», то может довести до резонанса, когда правильно работать невозможно. Для собственника, WMS может являться «лакмусовой бумажкой» качества работы склада».

Человеческий фактор в управлении бизнес-процессами

Иван БУЛАВИН (ТД «Фортуна»): «Ключевых работников – технолога и диспетчеров WMS, нужно подбирать/обучать среди действительно толковых людей, а вот что касается операционного персонала, то требования к нему (по моему опыту), снижаются – не нужно держать в голове товарный ассортимент в придачу с картой его размещения на складе, поскольку эта информация содержится в WMS».

Самая продвинутая система в руках неумелого внедренца превращается в мину замедленного действия.

Василий ЕФИМОВ («Фокстрот.Техника для дома»): «Обучение персонала необходимо, так как меняется процесс. В дальнейшем достаточно использовать нужную методику адаптации нового персонала. Учить нужно, но на входе и 1 раз. При чем процесс должен быть примитивен, а не «на гения компьютерной мысли».

Современные тренды в управлении персоналом нацелены на обучение среднего и верхнего уровня управленцев, чтобы с их помощью решить вопросы по обучению нижнего уровня. Отсюда вывод: проще иметь больше неквалифицированного ресурса с качественным управленцем (возможно, 2-3 от процесса), которые заставят принять наши правила игры и тем самым повлияют на результат (затраты меньше)».

Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy):  «В том случае, если обученный подборщик с терминалом работает существенно производительнее и точнее, и вы можете превратить это в экономический эффект – затраты могут окупиться достаточно быстро».

Игорь СМИРНОВ («АЛЛО»):  «На любом участке, где вы оставите персоналу выбор между «лучше/хуже», будет выбран «худший» вариант. Инструкции персоналу, которые пишутся на основе процессов склада, должны быть не художественней, чем армейский устав».

Валентина ХОДАНОВИЧ (ТД «НИКО»):  «Отношение к персоналу склада должно быть более человечным, а не как к «биомассе»… Даже если склад насчитывает сотни сотрудников, есть руководители подразделений, которые знают своих подчиненных и могут использовать их способности наилучшим образом. А подогрев только деньгами дает хорошие результаты лишь в первое время. Учесть все в инструкциях невозможно, но конечный результат работы им понятен, следовательно, решения принимаются для получения результата».