Информационные потребности бизнеса
На сегодняшний момент ИТ в транспортных компаниях используется в основном для решения традиционных задач: управление финансами, имуществом, логистикой, трудовыми ресурсами, соблюдение платежной дисциплины. Среди требований менеджмента, общих для компаний всех отраслей: достоверность, оперативность и прозрачность всех финансовых данных в режиме реального времени. К руководству транспортными компаниями в последнее время приходят профессиональные менеджеры, которые стремятся применять современные управленческие технологии и рассматривают ИТ как возможность обеспечить контроль за бизнес-процессами компании. Руководители хотят в каждый конкретный момент видеть состояние счетов, отслеживать работу с контрагентами и т.д.

Функциональная структура решения
Галактика Управление транспортом
По мере развития бизнеса у транспортных компаний появляются следующие потребности:

• SCM-решения, использование которых позволит организовать сложные логистические системы;
• CRM-системы для оптимизации клиентского обслуживания;
• средства навигации и телеметрии;
• системы, работающие в режиме online для создания электронных форм контрактов, виртуальных транспортноэкспедиторских центров, контроля проектов, корректировки бизнес-процессов, оперативного использования излишков ресурсов с целью получения дополнительного, незапланированного дохода;
• системы решения задач оптимизации управления техническим обслуживанием и ремонтом транспорта в части контроля над обоснованностью затрат, а также количественным и качественным составом парка машин, наличия производственных цехов, специалистов и др.;
• информационные системы, учитывающие объемную и весовую вместимость транспортного средства, необходимость дозаправок, использование определенных видов топлива, возможность перевозки особых типов грузов, что должно отражаться в алгоритмах обработки заказов и построения маршрутов;
• системы поддержки принятия решений для руководства: инструмент для мониторинга и анализа деятельности по ключевым показателям.

Из приведенного перечня можно выделить несколько ключевых потребностей - индустриальные специализированные решения, управление логистическими цепочками, техническое обслуживание и ремонт оборудования, CRM и аналитические приложения.

Для транспортных подразделений предприятий других отраслей важны технологии, которые позволят решить задачи более четкого распределения ресурсов и сокращения расходов за счет точного планирования работы транспортных средств, расхода ГСМ, комплектующих, точного учета фактических результатов работы ТС, водителей, своевременного выполнения ремонтных работ. При этом ИТ-решения для транспортных подразделений должны обладать способность к интеграции с различными решениями GPS-мониторинга, учетно-управленческими системами или поддерживать решение неспециализированных задач (управление логистикой, финансами, персоналом, производством, ведение бухгалтеркого и налогового учета).

«Галактика Управление транспортом»
Решение «Галактика Управление транспортом» предназначено для комплексной автоматизации управления в транспортных компаниях (автотранспорт) и для решения задач, связанных с управлением автотранспортным парком, на предприятиях различных отраслей.

Решение построено на базе системы Га лактика ERP. Структура решения Решение обладает модульной структурой и при необходимости заказчик может выбрать только те модули решения, которые ему необходимы. Это позволяет использовать решение как на тех предприятиях, где уже применяются различные учетно-управленческие системы и существует потребность только в автоматизации задач управления транспортом, так и на тех предприятиях, где требуется комплексная автоматизация всех бизнес-процессов.

Возможности решения «Галактика Управление транспортом» позволяют решать отраслевые задачи, связанные с управлением транспортом, и стандартные учетно-управленческие задачи. Поддержка отраслевых задач:

• управление транспортными ресурсами предприятия или цеха на основе учетной документации, оперативных данных;
• управление персоналом транспортного предприятия;
• планирование и учет транспортных работ и услуг;
• материально-техническое обеспечение;
• управление техническим обслуживанием и ремонтами транспортных средств и другого оборудования;
• учет выполнения договорных обязательств с заказчиками транспортных услуг, поставщиками материальных ценностей;
• учет хранения и движения запчастей, ГСМ, эксплуатационных материалов, оборудования;
• интеграция с GPS, электронными картами, диспетчерскими программами.

Стандартные учетно-управленческие задачи:

• управление финансами, бюджетирование;
• производственное планирование и управление;
• ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальным законодательством, получение необходимой финансовой отчетности, в том числе по МСФО;
• управление договорной деятельностью, управление логистикой;
• управление взаимоотношениями с заказчиками;
• управление персоналом.

«Галактика Управление транспортом» – единое решения для всех отделов и служб, задействованных в процессах управления транспортом: служба эксплуатации, ремонтные службы, производственно-технический отдел, бухгалтерия, отдел управления персоналом, отдел снабжения и комплектации и др. В решении заложена возможность интеграции со специализированным программным обеспечением (GPS, электронные карты, электронная проходная). Решение может использоваться в масштабах всего предприятия или только в рамках транспортного подразделения, может быть интегрировано с различными учетно-управленческими системами, системами CRM и электронного документооборота. Одна из компонентов решения – система поддержки принятия управленческих решений «Галактика: BI Транспорт».

Конкурентные преимущества
Конкурентные преимущества решения «Галактика Управление транспортом» перед западными и отечественными решениями:

• поддержка специфики ведения бизнеса в условиях национальной экономики, полное соответствие отечественному законодательству; формирование всех необходимых форм отчетности в соответствии с требованиями НСБУ и МСФО;
• комплексное управление бизнес-процессами транспортного предприятия или транспортного подразделения – сбор, обработка и анализ результатов деятельности по заданным параметрам учета и контроля
• возможность использования как в масштабах предприятия так и для решения задач, связанных с управлением транспортом;
• открытость для интеграции с программным обеспечением различных разработчиков, в том числе со специализированными, важными для отрасли решениями (GPS, электронные карты, «электронная проходная»), а также с локальными учетно-управленческими системами, CRM-решениями, электронным документооборотом;
• высокая степень производительности, надежность и бесперебойность работы независимо от количества пользователей.
• стоимость решения и услуг по его внедрению и сопровождению адекватна возможностям отечественных предприятий.
• весь функционал решения поддерживается и обновляется ее разработчиком – корпорацией «Галактика»; независимо от того, какая конфигурация решения внедрена у заказчика, при обновлении версий он застрахован от риска сбоев в своей работе
• апробированные технологии развертывания проектов автоматизации способствуют тому, что внедрение решения проходит в сжатые сроки, с фиксированным бюджетом и минимальными для предприятия рисками
• решение обладает понятным интерфейсом и просто в эксплуатации, что позволяет не тратить серьезных ресурсов на его внедрение, освоение и эксплуатацию.

Результаты использования

• Снижение себестоимости транспортных работ.
• Повышение качества обслуживания заказчиков за счет своевременного и планомерного выполнения заявок на транспортные перевозки
• Сокращение потерь от простоев транспортных средств за счет своевременного планирования сроков проведения технического обслуживания и ремонтов
• Сокращение расходов за счет за счет жесткого контроля уровня затрат на топливо, горюче-смазочные материалы, шины, комплектующие
• Повышение эффективности работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в более короткие сроки
• Более точное определение рентабельности использования каждого транспортного средства
• Устранение случаев нецелевого использования транспортных средств, топлива, ГСМ
• Рост конкурентоспособности предприятия
• Уверенность в принимаемых управленческих решениях

Интеграция с системами GPS-мониторинга
Совместное использование системы GPS-навигации и ERP системы позволяет:

• Контролировать движение автомобилей и оперативно управлять ими в соответствии с изменяющейся обстановкой. Диспетчер в любой момент времени знает, где находится автомобиль и имеет возможность перенаправить его на другую работу. В случае возникновения срочных и незапланированных работ (аварии, порывы и пр.) диспетчер имеет возможность оперативно найти необходимый транспорт.
• Сократить время простоя. Начало и окончание работ всегда известно Заказчику и Исполнителю. Простаивающий транспорт может быть немедленно направлен на другой заказ.
• Сократить пробег транспорта. Сокращение достигается за счет: 1) точного определения пробега и, как следствия, уменьшения приписок, 2) расчета и выбора более оптимальных маршрутов.
• Экономить горючее. Достигается за счет: 1) точного определения пробега и, как следствия, уменьшения приписок, 2) расчета и выбора более оптимальных маршрутов, 3) определения незапланированных остановок для слива топлива.
• Увеличить оборачиваемость. Увеличение достигается за счет: 1) уменьшения времени простоев, 2) расчета и выбора более оптимальных маршрутов, 3) сокращения времени рейса.
• Оптимально планировать работу транспорта исходя из точного знания местонахождения транспортного средства. Предоставлять заказчику транспорта исходя из оперативной ситуации, т.е. оптимизация выбора транспортного средства, исходя из его текущего местоположения.
• Сократить время рейса. Сокращение достигается за счет: 1) уменьшения времени простоев, 2) расчета и выбора более оптимальных маршрутов.
• Повысить безопасность перевозок, в том числе за счёт контроля работы водителя. Имеется возможность автоматического контроля предельно допустимой скорости, запрета остановок, запрета нахождения в определенных зонах, состояния транспортного средства (открыты/закрыты двери, включено/отключено необходимое оборудование).
• Уменьшить парк автомобильного транспорта. Снижение достигается за счет: 1) оптимального распределения имеющегося транспорта, 2) повышения оборачиваемости, 3) сокращения времени простоев.
• Снизить эксплутационные расходы. Снижение достигается за счет: 1) уменьшения парка автотранспорта, 2) экономии моторесурса и пробега.

Целью интеграции решения «Галактика Управление транспортом» и систем GPS-мониторинга является: создание единого информационного пространства управления автомобильным транспортом на предприятии, использующем для автоматизации своих процессов одновременно ERP-систему и систему GPS-мониторинга.

Можно выделить следующие задачи, решение которых обеспечивается в результате интеграции Системы Галактика ERP с системами GPS-мониторинга:

• учет фактических показателей работы транспортных средств в ERP-системе;
• синхронизация данных основных справочников и каталогов, общих для обеих систем.

Таким образом, состав объектов об- мена и их атрибутов, значения которых передаются между системами, опреде- ляется исходя из необходимости реше- ния указанных задач, это:

• План-задания (путевые листы).
• Объекты (пункты маршрута).
• Движение ГСМ по план-заданию.
• Общесистемные каталоги и справочники: Транспортные средства, Пункты на карте, Горюче-смазочные материалы.

Функции интеграции обеспечивают:

• обмен между системами указанными объектами и их необходимыми атрибутами, включая просмотр и проверку наличия этих объектов и их обновлений;
• синхронизацию указанных общесистемных каталогов и справочников.

Схема интеграции системы Галактика ERP с GPS-системой

Дмитрий Наумов, эксперт-консультант
центрального офиса в Украине
Корпорации «Галактика»