Автоматизация автотранспортных предприятий

Что же такое на самом деле автоматизация автотранспортного предприятия? Какие ее плюсы и минусы? Что нужно сделать для автоматизации предприятия? Попробуем ответить на эти и другие вопросы.

Под автотранспортным предприятием будем понимать предприятие, у которого есть свой автопарк. Это могут быть как грузовые, так и легковые автомобили, возить можно как для себя, так и предоставлять услуги, перевозки осуществлять как по Украине, так и за границу.

На каждом предприятии в определенный момент приходит понимание того, что для качественного учета и анализа работы автопарка требуются значительные усилия. Что обычно мы имеем на данном этапе?

1) Вся информация находится в разных местах: на листиках, журналах, в Excel-файлах. Чтобы провести анализ деятельности или подготовить какой-либо отчет нужно прикладывать много усилий.

2) Есть зависимость от определенных «незаменимых» сотрудников – только этот человек знает, где найти определенный журнал и в нем определенную запись. При этом много чего он просто «знает» и эту информацию найти больше негде.

3) Когда один сотрудник получает какую-либо информацию в телефонном режиме или проводит какие-либо расчеты, остальные ее не видят. Им приходится проделывать эту же работу вновь и вновь.

4) Не видно всю оперативную и аналитическую картину по предприятию.

Приходит понимание того, что нужно что-то менять. Именно в этот момент начинаешь вспоминать советы друзей и коллег, вводить в поисковике в Интернете запросы «Автоматизация предприятия», узнавать, как же подходят к данному вопросу другие предприятия.

А ответ простой — нужна автоматизация.

Автоматизация автотранспортных предприятий – это современные передовые решения в области управления бизнесом, а также комплексные проекты, способствующие росту доходности, результативности и конкурентоспособности вашего бизнеса.

Комплексная автоматизация автотранспортных предприятий включает в себя как автоматизацию бухгалтерской и налоговой деятельности предприятия, так и управленческого учет, то есть автоматизацию работы автопарка.

Инструментом для автоматизации служит внедрение программного обеспечения. На данный момент на рынке существует множество программных продуктов. Также много есть критериев и факторов, влияющих на их выбор. Рассмотрим некоторые из них.

Важнейшими факторами являются стоимость и длительность внедрения программного продукта. Эти два фактора зачастую зависят друг от друга – чем больше продолжительность внедрения, тем больше и стоимость. В свою очередь они зависят еще от ряда факторов:

• Насколько выбранная система подходит под бизнес-процессы заказчика или насколько заказчик готов подстроиться под функционал программы;
• Разработка концепции внедрения проекта до его начала;
• Команда для внедрения проекта с обеих сторон –– желание работать, профессионализм, возможность выделить время для внедрения;
• Лицензирование программного продукта и количество людей, которые будут работать в системе;
• Объем таких работ как доработка функционала, загрузка в базу данных справочников и остатков, настройка обмена с корпоративными системами, обучение персонала, передача доработок, и т.д.

В зависимости от перечисленного выше длительность проекта внедрения может варьироваться от одного месяца до года, стоимость – от 10 тысяч до миллиона гривен.

Следующий фактор, который можно выделить, — выбор компании, которая будет внедрять программный продукт. На самом деле покупается не просто набор программ с документацией, а работа и опыт команды компании-внедренца. При выборе учитывается опыт компании в данной сфере, анализируется технология проекта, происходит знакомство с сотрудниками, которые будут задействованы в проекте по внедрению, проводятся референс-визиты в компании, работающие с данным программным продуктом.

Кроме этого можно еще выделить ряд факторов, влияющих на выбор системы:

• Стоимость и длительность предпродажного цикла;
• Функциональность выбираемого продукта и возможность ее изменения;
• Открытость продукта и его совместимость с уже использующимися системами предприятия.

Если мы говорим об автоматизации автотранспортного предприятия, то в этой сфере можно выделить три класса систем – FMS-, TMS-системы, а также системы GPSмониторинга. Последний класс отличается от первых двух тем, что здесь речь идет о программном обеспечении, которое поставляется вместе с покупкой GPS-оборудования и датчиков топлива. И, несмотря на то, что системы GPSмониторинга могут работать автономно, в большинстве случаев их связывают с FMS или TMS-системами, или же основной учетной системой предприятия.

FMS-система (англ. Fleet Management System) – система управления автохозяйством.

Функционал таких программных продуктов может отличаться друг от друга. И все же, основные задачи FMS-систем – отображение рейса в базе данных, расчет расхода топлива по нормам, учет выработки автомобилей, складской учет и ремонты, учет работы и расчет зарплаты водителей, планирование ТО и, самое основное, учет затрат в разрезе каждого автомобиля.

Из представленных на рынке СНГ FMS-систем можно выделить следующие:

• «1С:Управление автотранспортом», разработчик – компания «Рарус», локализатор в Украине – ООО «BGS Solutions».
• «interLogistics», разработчик – ООО «Интегрированные Программы».
• «1С:Путевые листы 8», разработчик – компания «ЮКОЛАИНФО-Брест».
• «Автотранспорт: учет и анализ», разработчик – компания «Автоматизация бизнеса».
• «1С: Учет путевых листов и ГСМ», разработчик – ООО «РеспектСофт Прикладные Решения».
• «CargoCRM», разработчик – компания «CargoCRM».

Как мы можем увидеть, большинство из представленных FMS-систем разработано на платформе 1С. Это связано с низкой стоимостью как самих продуктов, так и услуг по их внедрению.

TMS-система (англ. Transportation Management System) –– система управления транспортом.

Функционал, который объединяет TMS-системы – работа с заказами, автоматизация транспортной логистики, планирование оптимальных маршрутов, расчет стоимости перевозок.

TMS-системы предназначены для торговых компаний, занимающихся дистрибуцией продукции, транспортных и логистических компаний, оказывающих услуги по перевозке грузов, а также всех компаний, использующих в своей деятельности свой или арендованный автопарк.

Из представленных на рынке СНГ TMS-систем можно выделить следующие:

• «ANTOR LogisticsMasterТМ», разработчик – SystemGroup, Антор. Это комплексное решение – TMS-система и система GPS-мониторинга. Внедрена на таких предприятиях как ООО «Аптека Биокон».
• «Qguar TMS», разработчик – ООО «Квантум Интернешенел». В Украине на данный момент внедрений нет.
• «ITOGO.TMS», разработчик – компания «Итого». В Украине на данный момент внедрений нет.
• «ORTEC Транспорт и Дистрибуция», разработчик – компания «Ortec», внедренец в Украине – «Альянс-КМ». В Украине на данный момент внедрений нет.

Системы GPS-мониторинга – программное обеспечение, поставляемое вместе с покупкой GPS-оборудования. Функционал таких систем обычно ограничивается снятием фактических данных по рейсу – пробег, скорость, заправка/ расход топлива, а также отслеживанием в режиме online за передвижением автомобиля по карте.

Системы GPS-мониторинга предназначены для компаний, у которых есть свой автотранспорт.

Поставщики GPS-оборудования на нашем рынке представлены довольно широко. Назовем некоторых из них:

• Программно-технический комплекс GPS мониторинг, поставщик — компания «Langis».
• Система TELETRACK, поставщик – компания «РКС».
• МТС Навигатор, поставщик – компания «Саттранс Навигатор».

Что в итоге мы выигрываем в результате автоматизации автотранспортного предприятия.

• Сокращение затрат. У многих предприятий есть «черные дыры» в некоторых областях, в которые «вытекают» деньги. В результате автоматизации как раз и затрагиваются эти ранее неучтенные области. Чаще всего это учет топлива, учет запчастей, материалов, ремонтов. Как показывает практика, в первое время после запуска информационной системы в эксплуатацию из-за более жесткого контроля расхода топлива некоторые водители начинают искать себе новую работу.
• Пропадает необходимость проводить сложные расчеты вручную. Это расчет расхода топлива, расчет сдельной заработной платы водителей, расчет стоимости перевозки, выработки автомобилей и водителей.
• Вся информация о деятельности предприятия находится в одном месте: это и справочная информация, и информация о конкретных рейсах, заказах, перевозках, и более общая информация для анализа (статистика, отчеты). Доступ к базе данных может иметь каждый сотрудник компании. Причем из любой точки мира, где есть Интернет.
• Не нужно «рисовать» печатные формы вручную в MS Word, Excel — обычно они формируются автоматически на основании один раз внесенных данных в систему. Если в системе нет какой-либо печатной формы или предприятию нужна такая форма в корпоративном стиле, то ее можно легко доработать под себя.
• Во время внедрения данного программного обеспечения есть возможность внести в рабочие процессы компании те изменения, которые давно уже нужно было; воплотить в жизнь те планы, до которых просто не доходили руки.