WMS - системы: тонкости выбора поставщика

На сегодняшний день, по мнению экспертов, на российском рынке систем управления складом (англ. Warehouse Management System) представлены более 50 разновидностей подобных решений. Несмотря на широкий ассортимент предлагаемых программных продуктов и увеличивающийся с каждым годом рост числа проектов модернизации складских комплексов на базе WMS, вопрос выбора оптимальных решений и поставщика таких продуктов остается актуальным и сегодня.

По мнению экспертов, даже сегодня встречаются клиенты, которые хотят внедрить систему управления складом, только потому, что они где-то о ней услышали или потому, что подобная система функционирует у конкурента. Причем, нередко выбор делается просто, в пользу наиболее "раскрученного" бренда или с учетом минимальной стоимости WMS - решения. "Такой подход зачастую негативно отражается на конечном результате. Заказчик может приобрести решение за приличную сумму денег, которое не оправдает его ожиданий, например, система не будет предусматривать некоторые функции необходимые на данном этапе", - отмечает Дмитрий Блинов, технический директор компании LogistiX, одного из лидеров российского WMS рынка.

Как правило, основные аргументы при таком подходе следующие:

• 1. Все WMS - системы имеют одинаковые функции, так как у них общее назначение
• Этот аргумент чаще всего используется теми поставщиками, которые предлагают решения базового уровня, либо начинающими производителями. Однако, говорить об одинаковом функционале WMS - это, примерно, то же самое, что утверждать об идентичности всех автомобилей, руководствуясь тем, что основная их цель - ездить.
• 2. Любую систему можно доработать под требования заказчика
• Вопрос лишь в стоимости и времени. Насколько масштабируемая платформа используется для системы управления складом? Является ли она операционно-ориентированной, либо универсальной? Известный факт, что универсальные решения редко бывают производительными, а в области управления операциями производительность - один из важнейших критериев оценки.
• 3. Производительность WMS зависит только от сервера
• Всегда ли максимальная скорость автомобиля зависит только от объема двигателя? Ответ очевиден. Так и производительность программного обеспечения, определяется не только его аппаратной частью, но и архитектурой, платформой, алгоритмами.
• 4. Простое решение всегда можно заменить более сложным

Этот аргумент является одной из самых распространенных ошибок при выборе систем управления. Сможете ли Вы, научившись водить машину, управлять экскаватором? Далеко не всегда поддержка адресного хранения и возможность выдачи информации на радиотерминалы однозначно определяют WMS. Нет ничего более постоянного, чем временное, и чаще всего замена базовой системы управления на более профессиональную выливается в абсолютно новое внедрение.

В чем разница?

Все решения по управлению складом традиционно делятся на три основных типа: коробочные системы, имеющие стандартный набор определенных функций, адаптируемые и заказные WMS. 
Коробочные системы представляют собой программные продукты, полностью готовые к процессу внедрения за счет определенного объема уже готового функционала. Основной их минус заключается в ограничении вариаций настроек, а также невозможности оценки использования программного обеспечения с точки зрения дальнейшего масштабирования. Возможно, второй аргумент мало применим для предприятия, которое собирается приобрести такую WMS для последующей замены на другую, но предполагаемые риски, связанные с переходом с одного решения на другое, включают в себя и несовместимость с точки зрения системы настроек и правил, что потребует внедрять новую систему"с нуля". Резюме, коробчные системы подходят небольшим организациям для автоматизации складов со стандартными и простыми бизнес-процессами.
Адаптируемые системы управления складом, сегодня они наиболее востребованы как в России, так и за рубежом. Подобные решения показывают высокую эффективность, как на уровне небольших развивающихся компаний, где скорость адаптации к новым процессам играет основную роль, так и для крупных предприятий со сложными бизнес-процессами, где возможность быстрого конфигурирования системы под имеющиеся требования означает существенное сокращение сроков внедрения, а также минимизацию рисков, связанных с дальнейшим масштабированием. Основное отличие адаптируемых систем от коробочных решений связано с их архитектурой. "Коробка" обычно имеет определенный объем готового к использованию функционала, и редко рассчитана на добавление дополнительных функций. Адаптируемые системы строятся на базе центрального ядра (базового модуля), который работает как интерпретатор правил грузопереработки. При необходимости, к такой системе можно добавить любой дополнительный процесс, описав его в виде операций и правил товародвижения. Частично или полностью открытый код дает дополнительные возможности в виде пользовательских расширений функционала, это особенно актуально для коммерческих складов.
Что касается систем управления, создающихся под заказ, то главная их задача заключается в том, чтобы максимально учесть все особенности складских бизнес-процессов конкретной компании, со сложным строением логистической цепочки. В основе подобных систем управления лежит программная платформа, которая дает возможность внесения значительных изменений и донастроек. Основная проблема заказной системы лежит в возможности дальнейшего сопровождения и масштабирования. Если система сильно "кастомизирована", то поддерживать их будет довольно сложно даже для производителя, а возможность масштабирования, несмотря на то, что "костюм шьется по индивидуальным меркам", может быть сильно ограничен именно самим подходом, который применялся при реализации функционала.

Как выбрать поставщика?

Что касается общих рекомендаций по выбору поставщика программных решений для склада, то об этом в СМИ можно найти множество различных статей. Как правило, все сводится к тому, что необходимо более тщательно изучить деятельность компании-поставщика WMS-решений, ознакомиться с результатами реализованных им проектов, при возможности посетить один или несколько складов, функционирующих на базе системы управления и т.д.

В мае этого года специалисты компании LogistiX провели опрос среди 100 владельцев логистических центров, дистрибьюторов и производственных предприятий на тему "критерии выбора WMS - систем". Итоги показали, что наиболее важными для заказчика критериями при выборе программного продукта является его надежность (так ответили 40% опрошенных), профессионализм специалистов компании-поставщика систем управления складом (28%), а также широкие функциональные возможности WMS решений (20%).

Из приведенных выше данных видно, что над особенностями гарантийных обязательств, к сожалению, редко кто задумывается. Суть в том, что эта самые условия могут быть различны. Например, один поставщик выдает гарантию лишь на исходный дистрибутив базового решения, второй же предоставляет гарантию на конечный продукт, полученный в результате проведения всех предусмотренных проектом работ. Разница очевидна, и в чем плюсы или минусы двух этих вариантов для заказчика, объяснять не стоит.

Данные опроса примечательны и тем, что никто из респондентов не отметил важность условий реализации проекта по автоматизации внутрискладской логистики со стороны поставщиков WMS решений. Это при том, что данный параметр, по мнению экспертов, является одним из наиболее важных. От него зависит не только качество проекта, но и соблюдение заданного бюджета.

Попробуем рассмотреть некоторые пункты более подробно. Например, существует мнение, что стоимость коробочных решений на несколько порядков меньше в сравнение с WMS - системами, разработанными индивидуально, под конкретный склад. Если говорить о цене самого продукта, то это действительно так. Но, если речь идет о стоимости реализации всего проекта, то цифра будет гораздо выше цены за программный продукт, иногда даже сравнимая со стоимостью комплексного проекта на базе заказной, более профессиональной системы управления складом.

К слову, цена может повышаться, если помимо продажи программного продукта, заказчику будут оказаны услуги по проведению логистического исследования и разработке на его основе оптимальной технологии работы склада, подбору соответствующего оборудования (от стеллажных конструкций до терминалов сбора данных), разработке технического задания по проекту. Что касается доработки системы управления, а также обучения персонала склада по работе с WMS решением, послепродажного обслуживания, то стоимость проекта может увеличиться еще на несколько пунктов.

Кроме того, нужно учитывать и тот факт, что компании-поставщики WMS решений, как и в случае с гарантийным обслуживанием, могут предоставлять различные условия реализации одного и того же проекта, которые в последствие отражаются на качестве и его конечной стоимости. Например, в изначальное коммерческое предложение может быть заложено не полноценное техническое задание, включающее доработки, а лишь параметрическая настройка, не включающая весь объем доработок. Сами же доработки будут идти отдельной строкой с указанием стоимости человеко-дня (или человеко-часа) и скромной припиской "T&M" (time&material), что означает оплату фактически производимых работ, объем которых станет известен после разработки технического задания.

"В нашей практике встречались клиенты, которые после более подробной оценки проектов на базе "коробочных" и адаптируемых систем принимали решения в пользу второго варианта программного продукта. По их словам, стоимость проекта в некоторых случаях была практически сопоставима, в зависимости от условий выполнения работ, только, в конечном счете, они получали более производительную систему управления с возможностью интегрирования дополнительного функционала с расчетом на ближайшие 3-4 года, и высокие результаты", - говорит Дмитрий Блинов (LogistiX).
Тонкости выбора?

Если говорить о конкретных условиях, то, желательно заранее уточнить, проводятся ли отдельные виды работ в рамках проекта со стороны поставщика по фиксированным ценам (fixed price) или они определяются в зависимости от потраченного времени и количества привлеченных к выполнению определенной задачи специалистов (принцип - time & material). От этого также будет зависеть конечная стоимость проекта.

Зачастую заказчик даже не задумывается над этим пунктом. По факту может случиться так, что над выполнением одной не самой сложной задачи в ходе проекта будут работать более 6 человек в течение месяца. В итоге заказчик рассчитывает на одну сумму, а ему выставят весьма солидный счет за оказанные услуги совсем на другую.

В случае с фиксированной ценой заказчик знает заранее, сколько будет стоить определенный этап работы без каких-либо изменений, и не важно - один или 10 человек его реализовывали (по сути, это проблема поставщика решения - обеспечить соответствие конечного продукта исходному техническому заданию). Безусловно, и в случае фиксированной цены возможно превышение бюджета проекта, но весьма редко оно превышает 10% от общей суммы, и относится, как правило, к дополнительному сопровождению, либо обучению персонала.
Что касается разработки технического задания (ТЗ), то и здесь могут быть свои нюансы, на которые имеет смысл обратить внимание:

• 1. Выполняет ли компания-поставщик WMS - системы эти работы самостоятельно на 100%, или предлагает взять на себя их часть сотрудникам компании-заказчика? 
• В зависимости от этого, стоимость и качество проекта также могут варьироваться. В любом случае, лучшим вариантом будет, если ТЗ разрабатывают специалисты со стороны поставщика решения, а согласование и утверждение производится на уровне комиссии, сформированной на стороне заказчика. Кроме того, наилучшим вариантом работы является поэтапное согласование процессов, и заключительная презентация в конце, когда все процессы уже согласованы, для ознакомления руководства с наиболее важными изменениями в процессах, а также потенциальными рисками проекта.
• 2. Что именно включается в ТЗ? 
• Иногда вместо ТЗ заказчику выдается стандартное функциональное описание системы, которое никак не связано с фактическими процессами на складе. Кроме того, структура технического задания и используемая поставщиком аннотация для описания бизнес-процессов тоже заслуживают внимания. Лучше сразу определить, насколько вы друг друга понимаете, и что конкретно будет включено в итоговый документ.

Лицензионная политика поставщиков WMS также заслуживает отдельного внимания. Важно знать, что как минимум, лицензии бывают разных видов: пользовательские, а также на инсталляцию (серверные / на ядро / на узел кластера, и т.п.). Именно на уровне рассмотрения коммерческого предложения чаще всего делается классическая ошибка - заказчик пытается сравнить лицензии разных видов.

Например, один поставщик предлагает серверную лицензию стоимостью, скажем, 500 тыс. рублей, со стоимостью лицензии на стационарный АРМ (автоматизированное рабочее место) - 20 тысяч рублей, а мобильный АРМ - 10 тысяч рублей. В итоге, один склад из 5 стационарных АРМов и 40 сотрудников, которые работают с радиотерминалами, обойдется по лицензированию в один миллион рублей.

Заказчик, в свою очередь, не рассмотрев, что лицензия выдается не на инсталляцию, а на конкретный объект автоматизации, через некоторое время подключает второй склад, который обходится ему еще в один миллион рублей, даже если он находится в ста метрах от основного комплекса, поскольку очередной склад является уже другим объектом автоматизации.

В том случае, если бы заказчик сразу приобрел серверную лицензию без ограничения числа рабочих мест, заплатив за нее даже 1,5 миллиона рублей, то при автоматизации второго склада он бы сэкономил уже 500 тыс. рублей. Теперь попробуйте подсчитать, сколько бы смог сэкономить заказчик, если бы ему потребовалось автоматизировать и третий и четвертый склады. Сумма будет внушительной. Современные коммуникационные возможности позволяют довольно комфортно работать с сервером даже на существенном удалении в несколько сотен километров.

Кроме того, при выборе поставщика WMS решения, рекомендуется сразу уточнить, проводится ли обучение сотрудников компании-заказчика по работе с системой управления. Если такие услуги входят в перечень работ в рамках проекта, то нужно узнать, что входит в такой курс обучения, и сколько он длится. Оптимальным вариантом будет, если специализированный курс длится не менее 7 - 10 дней, и в него входит обучение не только ключевых пользователей системы, но и сотрудников, которые будут осуществлять сопровождение (администрирование WMS).

Что касается дальнейшей технической поддержки, то и здесь бывают свои тонкости. Для одного заказчика срок реагирования на его заявку в три часа является несущественным, а для другого - критичным. Наличие разных планов обслуживания, а также возможность самостоятельной поддержки системы на высокоинтенсивных складах также являются существенными критериями выбора поставщика, на которые не всегда обращают внимание на первых этапах. Это не смотря на то, что известны случаи, когда именно высокая стоимость дальнейшей технической поддержки (которая входит в общую стоимость владения) вынуждала компанию менять уже приобретенный продукт